1. Har menighedsråd pligt til at tilmelde sig e-post her og nu (dvs. pr. 1. feb. 2005), eller er det kun et tilbud?

Nej, det er et tilbud som menighedsrådene kan benytte. Man skal dog være opmærksom på at Kirkeministeriet fra udgangen af 2006 kun vil foretage elektroniske udsendelser af post og nyheder.

2. Skal menighedsrådene være eDag2 parate?

Ja, menighedsrådene er som offentlige myndigheder omfattet af eDag2-aftalen. Læs mere herom under punktet Digital forvaltning.

3. Er det korrekt, at menighedsrådet selv skal gå ind på en adresse for at tjekke, om der er post, i stedet for at få posten videresendt direkte til menighedsrådsmedlemmers egne e-postadresse?

E-post sendt til menighedsrådets officielle e-postadresse bliver gemt i menighedsrådets egen postmappe på IT-skrivebordet (http://www.it-skrivebord.dk/). Postmappen hedder "Indbakke"
   

Menighedsrådets medlemmer vil ikke få posten videresendt direkte til deres egne e-postadresser (eks. en hotmail-adresse), men vil i stedet modtage en kort besked om, at der nu er post. Er der under kontaktoplysninger indtastet mobiltelefonnumre, vil der til disse blive afsendt en sms med tilsvarende besked.

Denne løsning er valgt af bl.a. af hensyn til e-post, som er sendt til menighedsrådet som sikker. Når e-posten modtages af menighedsrådet (som hører inden for Kirkenettet med den officielle e-postadresse), vil denne blive dekrypteret således, at den bliver læsbar. Såfremt e-posten herefter videresendes i dekrypteret form til menighedsrådsmedlemmernes egne e-postadresser, vil signeringen fra afsenders side ingen effekt have haft, og de personfølsomme oplysninger blive sendt ubeskyttet, hvilket er ulovligt. At alle menighedsrådets medlemmer skal læse og afsende e-post samme sted, sikrer, at ikke alle 15 medlemmer afsender et svar fra hver deres private e-postadresse, men at der kun sendes et svar til afsender fra den fælles udbakke. Den digitale signatur til menighedsrådet er desuden knyttet til den officielle postkasse, hvilket betyder, at e-post skal sendes fra den officielle udbakke på IT-skrivebordet for at kunne benyttes, hvorfor der ikke kan sendes svar fra en vilkårlig e-postadresse.  

4. Hvordan læser menighedsrådet post sendt til den officielle e-postadresse?

Posten læses ved at starte www.infonyt.dk - under punktet Login vælges E-post til menighedsrådet. På den fremkomne side angives det brugernavn og den adgangskode, som er sendt til alle menighedsrådsformænd ultimo januar 2005 og primo juni 2006.

5. Er der nogen begænsning i størrelsen på e-post, som menighedsrådet kan modtage i indbakken? 

Ja, grænsen er på 100 mb.

Indgående og udgående e-post på op til 50 mb vil blive ekspederet med det samme. E-post, der er større end 50 mb, men mindre end 100 mb, vil ligge i kø til kl. 18.00 samme dag, og afsendelse vil hefter ske mellem kl. 18,00 og 06.00. E-post større end 100 mb vil altid blive afvist. 

6. Vedhæftede filer til en e-post kan ikke åbnes - hvad gør jeg? 

Når menighedsråd modtager en e-post til den officielle postkasse, og denne e-post har et eller flere dokumenter vedhæftet, så bliver disse gemt i som eml-filer. Desuden lagres selve den indgående e-post også som en skrivebeskyttet eml-fil - dette er af hensyn til dokumentation for den modtagne e-post.

Eml-filer læses med Outlook Express, og for at åbne en eml-fil skal denne først gemmes lokalt på pc'en, og herefter kan den åbnes. Ved åbning af eml-filen spørges om, hvorvidt man ønsker at anvende Outlook Express som sit standard postprogram, men det svarer man som udgangspunkt nej til, hvis et andet postprogram end Outlook Express anvendes, og filen vises nu. 

Hvis der er problemer med at åbne eml-filerne, er her en vejledning til at løse problemet.

Åbn 'Kontrol panel', åbn derefter 'Mappeindstillinger' og vælg fanebladet 'Filtyper'. Find EML- filtypen i den viste oversigt over registrerede filtyper. Vælg nu knappen 'Avanceret'. Fjern fluebenet, bekræft åbning ved overførsel og klik 'OK'. Filtypen kan nu vises i Outlook Express. Metoden virker dog kun for visse filer, exe-filer kan f.eks. ikke tillades. 

Vær opmærksom på, at filerne er blokeret, fordi der kan være script i dem, og det udgør derfor en risiko at tillade dem. 

7. Vi har problemer med at sende e-post fra menighedsrådets udbakke. Nogle gange får modtageren e-posten, mens e-post andre gange ikke kommer frem til modtageren.

Manglende held med forsendelse af e-post fra udbakken skyldes ikke e-postprogrammet, men skyldes modtagerens sikkerhedsindstillinger. E-post fra menighedsråd sendes som webmail, og for modtagerens vedkommende kan der være opsat begrænsninger i modtagelse af e-post, som betyder, at e-post fra menighedsrådet ikke tillades modtaget. At en e-post sendes som webmail betyder bl.a., at e-postens 'header' har et andet udseende end, hvis e-posten sendes fra postprogrammer som eksempelvis Outlook. 

Et eksempel på denne problemstilling er Hotmail. Hvis e-post sendes til en Hotmail-adresse, hvor sikkerhedsindstillingerne er sat til mellem eller høj, kommer e-posten fra menighedsrådet ikke igennem. Hvis sikkerhedsindstillingerne derimod ændres til en lavere opsætning, så kommer e-posten frem i indbakken.

Hotmail er et Microsoft produkt, og funktionaliteten ligner meget Exchange 2003 miljøet. I Exchange 2003 findes funktionaliteten "Store Junk E-mail Configuration" som har en skala fra 1-9. Hos Hotmail er skalaen delt i 3 - lav, mellem og høj. Hvis der vælges Lav for Hotmailadressen, modtages e-post fra xxxx(at)sogn.dk i indbakken. For Hotmail's vedkommende er det muligt som bruger selv styre sit spamfilter.

Konstaterer menighedsrådet, at der er problemer med at sende e-post til en eller flere modtagere, kan dette skyldes, at modtagerens sikkerhedsindstillinger er opsat således, at webmail ikke kan modtages. 

8. Har menighedsrådet to forskellige indbakker - en til e-post og en til IT-skrivebordet? 

Nej, der er tale om samme ind- og udbakker uanset, om menighedsrådsmedlemmerne logger ind med e-postbrugernavnet eller med deres personlige brugernavn til IT-skrivebordet. E-postbrugernavnet skal reelt set kun anvendes til at foretage tilmelding til e-post. Når menighedsrådet har tilmeldt sig e-post, bliver ind- og udbakken til menighedsrådets e-postkasse vist, både når der logges ind til e-post og IT-skrivebordet.

Begrundelsen for det adskilte e-postbrugernavn har været den, at e-posttilmelding og brug af e-post til menighedsrådet tidligere skulle kunne foretages uden, at menighedsrådet var nødt til at abonnere på IT-skrivebordet.

Ved årsskiftet 2005/2006 blev IT-skrivebordet en fast medlemsydelse for alle medlemmer af Landsforeningen af Menighedsråd, og derfor er der ikke længere det store behov for at differentiere mellem e-post og IT-skrivebord. 

9. Kan det passe, at et menighedsrådsmedlem kan ændre adgangskoden til e-postbrugernavnet

Det kan sagtens lade sig gøre for et af de øvrige menighedsrådsmedlemmer at ændre adgangskoden.

Til e-post er det således, at der til menighedsrådet kun er et samlet brugernavn med tilhørende adgangskode. Brugernavnet skal i princippet kun anvendes til at tilmelde menighedsrådet til e-post i perioden indtil 31. december 2006. Når menighedsrådet er tilmeldt e-post, kan e-post også læses og afsendes via IT-skrivebordet. Og netop IT-skrivebordet har alle menighedsråd (der er medlem af Landsforeningen af Menighedsråd) fået adgang til pr. 1. januar 2006. Til IT-skrivebordet har alle menighedsrådsmedlemmer deres personlige brugernavn med tilhørende adgangskode.

Det er ikke muligt at have flere adgangskoder til samme brugernavn, så i tilfælde af at et menighedsrådsmedlem ændrer adgangskoden til det fælles e-postbrugernavn, skal medlemmet give de øvrige medlemmer besked, da de ellers vil være afskåret fra at anvende brugernavnet.

Til IT-skrivebordet anvendes som nævnt et personligt brugernavn, og her kan hver bruger ændre sin adgangskode uden, at det påvirker øvrige brugere, for der skulle jo ikke gerne være andre, som benytter den personlige adgang.

Det er præcis de samme postmapper, som ses - uanset om der logges ind via http://www.it-skrivebord.dk/ eller www.infonyt.dk. 

Ved indlogning til e-post fås adgang til menighedsrådets ind- og udbakker, nyheder fra Kirkeministeriet og eget stift samt adgang til Kirkeministeriets regelsamling.

Ved indlogning til IT-skrivebordet fås desuden adgang til nyheder fra Landsforeningen af Menighedsråd, Håndbog til Menighedsråd samt menighedsrådets arkivmapper.