Torsdag d. 9. november skrev Kirkeminister Bertel Harder dette brev til menighedsrådene:

Ministerbrev

I henhold til fremsendt e-post af 9. november 2006 henvises til nedenstående vejledning til brug på www.sogn.dk/admin

Vejledning

Administrationssiderne til sogneportalen for det enkelte sogn findes på adressen: www.sogn.dk/admin

For at få adgang til at tilføje eller redigere oplysninger skal der angives en myndighedskode og en adgangskode. Oplysninger om disse koder er ultimo januar 2005 sendt ud til alle menighedsråd. Såfremt man ønsker koden fremsendt påny, bedes man rette henvendelse herom til it-kontoret(at)km.dk

Generelt om administrationssiderne

Oplysninger, som ligger på siderne fra begyndelsen, vedligeholdes af stifterne, og oplysningerne kan ikke ændres – dette er eksempelvis oplysninger om menighedsrådets medlemmer, deres konstitution, navne og adresser. Hertil kan menighedsrådet selv tilføje yderligere informationer.

Er der fejl i de oprindelige data, skal menighedsrådet rette henvendelse til stiftet. Dette gøres lettest ved at fremsøge sognets side på Sogneportalen og klikke på linket til webmaster i nederste højre hjørne på siden.

Funktioner på administrationssiderne

Efterfølgende vil de funktioner i administrationsmodulet, hvor menighedsrådet har mulighed for at supplere de allerede viste oplysninger, blive gennemgået.

Funktioner, hvor det enkelte sogn kan tilføje oplysninger, er følgende:  

1. Forsiden. Sognet kan redigere forsideteksten - tilføje nyheder og praktiske oplysninger.
2. Præster og kirkefunktionærer. Sognets præster og eventuelle kordegn vises. Der kan  tilføjes oplysninger om træffetider, kirkekontorets åbningstid og lignende. 
3. Andre stillinger: Der kan suppleres med oplysninger om kirken/sognets øvrige ansatte. 
4. Menighedsrådet. Menighedsrådets medlemmer vises, her kan der tilføjes oplysninger om telefonnummer, e-post-adresse, eventuel træffetid og lignende ud for hvert medlem. 
5. Møder og arrangementer. Der kan indtastes oplysninger om møder og arrangementer i sognet. 
6. Gudstjenester. Der kan oprettes gudstjenester med angivelse af tid, sted og præster i sognets enkelte kirker. 
7. Andre punkter. Der kan skrives frit under dette menupunkt. 
8. Kirkegårdsvedtægter. Oplysninger om sognets kirkegårdsvedtægter og evt. takster kan indtastes. 
9. Billede. Et billede eller en tegning af kirken kan indsættes 
10. Sognets hjemmeside. Der kan tilføjes et link til sognets eventuelle hjemmeside på Internettet.  
11. Hente data. Funktionen bruges til at eksportere data fra Sogneportalen. Ved at bruge Sogneportalen som indtastningssted kan data om f.eks. gudstjenester og møder hentes og eksporteres som kommaseparerede filer, Excel regneark eller som ren tekst. 

Når der tilføjes oplysninger under menupunkterne: "Møder og arrangementer", "Gudstjenester", "Andet", "Kirkegårdsvedtægter" og/eller link til "Sognets hjemmeside", kommer de tilsvarende menupunkter frem på sognets side på portalen.

Slettes indholdet under menupunkterne, vil disse ikke længere blive vist på sognets side. 

Såfremt menighedsrådet eller dennes it-ansvarlige oplever problemer med at administrere siden, kan henvendelse om assistance rettes til sogneportalens webmaster på e-postadressen webmaster.sogn(at)km.dk

Se eventuelt www.sogn.dk/sogneadm/help.htm  for en mere udførlig gennemgang af de forskellige indtastningsmuligheder på administrationssiderne.